Questa informativa descrive come vengono trattati i dati personali degli utenti che utilizzano ContabilAI, servizio online che consente di caricare fatture passive e ricevere in output un XML utilizzabile come base per l'import in un software contabile.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Babini Mazzari S.r.l., con sede legale in Via Francesco Baracca, 21, 48022 Lugo (RA), Italia.

Per richieste relative alla protezione dei dati personali, segnalazioni GDPR o comunicazioni legali puoi scrivere a legal@babinimazzari.com.

2. Dati trattati

Durante l'utilizzo del servizio possiamo trattare:

• i documenti caricati, come PDF, immagini, scansioni, XML FatturaPA e archivi ZIP;
• i dati contenuti nei documenti, inclusi dati del fornitore, importi, date e riferimenti fiscali;
• i dati anagrafici delle organizzazioni che l'utente o il workspace owner salva per compilare l'XML;
• dati di account, autenticazione, ruoli workspace e collaboratori attivati dall'owner;
• dati relativi a crediti, acquisti, pack selezionati, richieste di upgrade e stato del saldo workspace;
• dati transazionali limitati ricevuti dal provider di pagamento, inclusi email, identificativi pagamento e importi;
• dati necessari a inviare email di servizio legate al funzionamento del workspace e dei crediti;
• metadati tecnici relativi al caricamento, al parsing, all'OCR e alla generazione dell'XML;
• dati tecnici di utilizzo, come indirizzo IP, user agent, timestamp e hash tecnici antifrode;
• dati forniti volontariamente tramite moduli di feedback, waitlist o contatto email.

3. Finalità del trattamento

I dati sono trattati per:

• consentire il caricamento dei documenti e la generazione dell'XML di output;
• estrarre, normalizzare e mostrare i campi principali della fattura;
• gestire workspace condivisi, utenti owner e collaboratori, nonché le relative anagrafiche organizzative;
• attribuire, amministrare e contabilizzare i crediti prepagati e i trial workspace;
• gestire pagamenti, richieste di top-up, controlli antifrode e riconciliazione con il provider di pagamento;
• inviare comunicazioni di servizio su registrazione, attivazione membri, checkout, accredito crediti e waitlist;
• applicare i limiti di utilizzo della beta, i saldi crediti e prevenire abusi o utilizzi impropri;
• migliorare il servizio, il riconoscimento dei campi, la qualità dell'OCR e la UX;
• gestire feedback, richieste di upgrade e iscrizioni in waitlist;
• adempiere a obblighi di legge o richieste delle autorità competenti.

4. Base giuridica

Il trattamento si basa sull'esecuzione del servizio richiesto dall'utente, sul legittimo interesse del titolare a proteggere e migliorare il prodotto e, quando applicabile, sul consenso prestato volontariamente dall'utente mediante l'invio di dati aggiuntivi nei moduli presenti sul sito.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e procedure automatizzate, incluse lettura del file, OCR, parsing, validazione dei campi, generazione dell'XML, gestione quote o crediti e memorizzazione tecnica dei risultati. Se l'utente registra un workspace, alcune anagrafiche organizzative e informazioni di accesso vengono memorizzate lato server per renderle disponibili al team autorizzato; altre preferenze tecniche possono essere mantenute nel browser. Sono adottate misure organizzative e tecniche ragionevoli per ridurre il rischio di accessi non autorizzati, perdita, distruzione o divulgazione indebita dei dati.

6. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari al caricamento e all'analisi dei documenti è facoltativo, ma senza tali dati il servizio non può essere erogato. L'inserimento di email, nome, azienda e note nei moduli di feedback, waitlist, registrazione o pagamento è facoltativo solo entro i limiti delle informazioni richieste per la specifica funzione; senza tali dati la funzione corrispondente non può essere erogata.

7. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo necessario a fornire il servizio, gestire la beta pubblica, verificare problemi tecnici, analizzare il funzionamento del prodotto e rispondere alle richieste degli utenti, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione. Per la beta pubblica sono inoltre previste politiche di cancellazione automatica dei dati tecnici e dei documenti non più necessari. Le organizzazioni salvate nel workspace e i dati di billing possono essere conservati per la durata del rapporto con il cliente e per il tempo richiesto da obblighi amministrativi, fiscali, civilistici o di tutela del fornitore.

8. Destinatari dei dati

I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da fornitori tecnici coinvolti nella gestione dell'infrastruttura, dello storage, dell'hosting, della sicurezza e del supporto operativo, nominati responsabili del trattamento quando richiesto dalla normativa applicabile. Quando vengono attivati pagamenti o checkout, i dati strettamente necessari possono essere trattati anche dal provider di pagamento Stripe, secondo i propri termini e la propria informativa privacy. Se viene attivato l'invio di email transazionali, i dati strettamente necessari alla consegna possono essere trattati anche dal provider email operativo configurato dal titolare, per esempio Resend. I dati non sono diffusi al pubblico.

9. Trasferimenti verso Paesi extra SEE

Qualora l'infrastruttura tecnica o alcuni fornitori operino al di fuori dello Spazio Economico Europeo, i trasferimenti avverranno nel rispetto del GDPR e delle garanzie previste dalla normativa applicabile, incluse decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard, ove necessarie.

10. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare, nei casi previsti, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità scrivendo a legal@babinimazzari.com. Resta salvo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

11. Uso corretto del servizio

ContabilAI è pensato per documenti contabili. Ti invitiamo a non caricare dati eccedenti, documenti non pertinenti o categorie particolari di dati personali non necessarie alla finalità del servizio.